Code of Conduct

Code of Conduct beskriver Finnsnes Dykk & Anleggservice AS (heretter benevnt FDA AS eller Selskapet) sine etiske retningslinjer.  Elementer av etikk og atferd er omtalt i disse etiske retningslinjene. Eksempler gir ikke disse etiske retningslinjene en definitiv liste over forventet oppførsel, og hver enkelt er pålagt å utøve god dømmekraft når de står overfor etiske spørsmål. I tilfelle at etiske retningslinjer skiller seg fra gjeldende lover og forskrifter, må den høyeste standarden i samsvar med lokal lov eller forskrift må brukes.

Code of Conduct – FDA AS sine etiske retningslinjer

FORMÅL:

Formålet med våre etiske retningslinjer er å sikre en felles forpliktelse for alle gjeldende lover (inkludert Åpenhetsloven), forskrifter og atferds standarder innen Finnsnes Dykk & Anleggservice AS. Code of Conduct setter forventninger til personlig oppførsel og forretningspraksis. Overholdelse av disse etiske retningslinjene resulterer i atferd som sikrer ærlighet, høy integritet og respekt. Denne typen atferd skaper tillit som er avgjørende for gode forretningsforbindelser.

OMFANG

De etiske retningslinjene gjelder for FDA AS. Alle ansatte i FDA AS, inkludert ikke-fast ansatte og eksterne forretningspartnere som arbeider på vegne av FDA AS er underlagt disse etiske retningslinjene. Elementer av etikk og atferd er omtalt i disse etiske retningslinjene. Eksempler gir ikke disse etiske retningslinjene en definitiv liste over forventet oppførsel og hver enkelt er pålagt å utøve god dømmekraft når de står overfor etiske spørsmål. I tilfelle at etiske retningslinjer skiller seg fra gjeldende lover og forskrifter, må den høyeste standarden i samsvar med lokal lov eller forskrift brukes.

ANSVAR

Prosedyren gjelder for alle ansatte. Daglig leder er ansvarlig. Arbeidstakere forventes å:

• Lese, forstå og følg etiske retningslinjer, selskapets retningslinjer og prosedyrer, samt gjeldende lover og forskrifter.
• Være åpen i alle beslutninger og handlinger som tas.
• Ikke misbruke deres posisjon, FDA AS sine eiendeler eller avtaler for privat vinning.
• Si ifra og rapportere alle bekymringer eller brudd på retningslinjene, øvrige retningslinjer og prosedyrer.
• Spørre overordnede eller administrasjonen hvis de er usikre hvordan man skal handle.
• Rapportere til daglig leder eller administrasjonen hvis de føler seg truet, personlig i fare eller eller tvinges til å bryte selskapets prinsipper.

Ledere på alle nivåer forventes å, i tillegg til forventningene til ansatte:

• Fremme en kultur med åpenhet og integritet.
• Ta seg tid til å diskutere og reflektere over områdene i etiske retningslinjer som er spesielt relevant for teamet deres.
• Skape et miljø der teamet deres føler seg komfortable med å ta opp bekymringer.
• Handle umiddelbart hvis de er klar over potensielle brudd på retningslinjene.

Daglig leder:

• Primært og daglig ansvar for å implementere disse etiske retningslinjene.
• Overordnet ansvar for å sikre at disse etiske retningslinjene er i samsvar med selskapets juridiske forpliktelser.
• Overordnet ansvar for å sikre at ledere på alle nivåer og alle ansatte under deres kontroll, samsvarer med disse etiske retningslinjene.

Administrasjonen:

• Adressere eventuelle spørsmål som måtte oppstå med hensyn til forståelsen av Code of Conduct
• Ta opp eventuelle problemer som oppstår som følge av mulig manglende overholdelse eller brudd på retningslinjene i Code of Conduct.
• Foreslå forbedringer eller endringer i Code of Conduct og dens gjennomføring.

ARBEIDSPROSESS

Personlig oppførsel

Alle typer oppførsel og handlinger må være innenfor loven i operasjonslandet og til enhver tid innenfor disse etiske retningslinjene.

Menneskerettigheter

FDA AS respekterer og jobber i tråd med internasjonalt proklamert menneskerettigheter. Alle ansatte skal respektere menneskerettighetene og under ingen omstendigheter, iverksette handlinger som kan påvirke andres menneskerettigheter negativt.

Moderne slaveri

Moderne slaveri er en forbrytelse og et brudd på grunnleggende menneskerettigheter. Det gjelder ulike former for slaveri som; slaveri, tvangsarbeid og menneskesmugling, som alle har til felles fratakelse av en persons frihet av en annen for å utnytte dem til personlig eller kommersiell vinning. Selskapet har en nulltoleranse til moderne slaveri og er engasjert i å opptre etisk og med integritet i forhold til sine forretningsforbindelser og relasjoner, og i å implementere og håndheve effektive systemer og kontroller for å sikre at moderne slaveri ikke finner sted noe sted i dens virksomhet eller i noen av dens forsyningskjeder. Selskapet vil sikre at alle leverandører som leverer personell, proaktivt bekrefter at de aksepterer Selskapets Code of Conduct ved å svare på spesifikke spørsmål i forhold til menneskelig rettigheter/moderne slaveri før de blir akseptert av selskapet.

Selskapet forbyr lønnstrekk eller betalinger fra arbeidere i retur for arbeid, transport, overnatting, mat og andre oppholdskostnader. I tillegg er tilbakeholdelse av penger eller identifikasjonsdokumenter som tilhører arbeidere strengt forbudt. Forebygging, oppdagelse og rapportering av moderne slaveri i alle deler av Selskapets virksomhet eller forsyningskjeder er alle ansattes ansvar.

Arbeidstakere er pålagt å unngå enhver aktivitet som kan føre til, eller foreslå, brudd på denne prosedyren.

Alle arbeidere oppfordres til å ta opp bekymringer om ethvert problem eller mistanke om moderne slaveri i alle deler av selskapets virksomhet eller forsyningskjeder/leverandørlag på et tidligst mulig stadium.

Hvis en arbeidstaker er usikker på om en bestemt handling utgjør noen av de ulike former for moderne slaveri, bør de ta det opp med sin leder.

Mangfold og ikke-diskriminering

Selskapet er forpliktet til å fremme og opprettholde en kultur for respekt og likeverd der individuell suksess utelukkende avhenger av kompetanse, erfaring og ytelse. Selskapet har nulltoleranse overfor diskriminering. Ingen ansatte skal utsettes for diskriminering eller favorisering på grunn av kjønn, kjønnsskifte, seksuell legning, rase, religion eller tro, alder, funksjonshemming, ekteskap eller sivilt partnerskap, politisk oppfatning, fagforeningstilknytning og/eller andre egenskaper beskyttet av gjeldende lover.

Trakassering

Alle ansatte, og alle som vi møter gjennom jobb eller arbeidsrelatert aktiviteter, skal behandles med respekt og verdighet. Selskapet har null toleranse mot alle former for trakassering, inkludert direkte og indirekte, seksuell, trusler og mobbing. Negative handlinger rettet mot enkeltansatte er ikke tillatt. Selskapet vil ta aktiv handling for å forhindre at enhver form for trakassering gjentar seg.

Informasjonsforespørsler

Selskapet vil svare på informasjonsforespørsler i forhold til hvordan vi adresserer potensielle og faktiske innvirkninger på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Kontaktdetaljer for slike forespørsler er detaljert på nettstedet vårt.

Forretningspraksis

Det er selskapets policy å drive alle virksomheter på en ærlig og etisk måte, og i samsvar med alle gjeldende lover og forskrifter. Selskapet har nulltoleranse til bestikkelser og korrupsjon og er forpliktet til å handle profesjonelt og med integritet i alle våre forhold og forretningsforbindelser.

Anti-bestikkelser og korrupsjon

Selskapet har en klar holdning mot bestikkelser og korrupsjon og akseptere ikke bestikkelser eller korrupsjon i noen form. Det er forbudt for selskapets ansatte og andre personer og enheter som handler på vegne av selskapet til å godta, godkjenne, love eller tilby betalinger, gaver eller andre fordeler som kan påvirke, eller synes å påvirke, forretnings beslutninger eller upassende påvirke mottakerens oppførsel.

Ingen ansatte vil bli straffet eller utsatt for andre negative konsekvenser for å nekte å betale bestikkelser, selv om det kan føre til at selskapet taper kontrakter, eller at virksomheten lider av andre negative konsekvenser.

Tilretteleggingsbetalinger og kick-back

Tilretteleggingsbetalinger er vanligvis små, uoffisielle betalinger til en offentlig tjenestemann for å sikre eller fremskynde en rutinemessig byråkratisk handling, f.eks. behandling av visum eller arbeidstillatelse eller for å sikre tollklarering.

Kick-back er vanligvis betalinger som gjøres i retur for en forretningstjeneste eller fordel. For eksempel, hvis en ansatt tar grep for å sikre at Selskapet fortsetter å gjøre forretninger med en bestemt leverandør og den leverandøren betaler den ansatte 1 % av verdien av leveringskontrakten for å gjøre dette.

FDA AS erkjenner at praksisen med tilretteleggings betalinger og kick-back opprettholder korrupsjon og har som sådan en nedbrytende effekt på næringslivet og samfunnet som helhet. Selskapet lager ikke, og vil ikke akseptere eller tilrettelegge betalinger eller kick-back av noe slag.

Alle ansatte må unngå enhver aktivitet som kan føre til eller antyde at en tilretteleggings betaling eller kick-back vil bli utført eller akseptert av selskapet. Hvis en ansatt blir bedt om å foreta en betaling på selskapets vegne, må de alltid være klar over hva betalingen går til og om beløpet som kreves står i forhold til varene eller tjenestene som tilbys. Kvitteringer som beskriver begrunnelse for betaling må alltid mottas og oppbevares på riktig måte. Hvis det er noen mistanker, bekymringer eller spørsmål angående en betaling som skal foretas av selskapet, må disse rapporteres til daglig leder som vil gi råd om hvorvidt betalingen til slutt skal skje.

Skatteunndragelse

Skatteunndragelse er en straffbar handling og vil ikke bli tolerert av selskapet. Selskapet utfører risikovurderinger etter behov og sikrer at tilstrekkelige rutiner er på plass for å sikre at skatteunndragelse ikke forekommer i selskapet.

Gaver og gjestfrihet

Gaver er generelt upassende i forretningsforhold. Når gaver er hensiktsmessig på grunn av sedvane eller kultur, er mottakeren ansvarlig for å sikre at gaven ikke bryter lokale lover eller våre klienters standarder. Gaver eller representasjon kan skape upassende innflytelse, og noen kan til og med bli sett på som bestikkende og korrupt oppførsel.

Deltagelse på ulike arrangementer kan være akseptabelt dersom det er en tydelig virksomhets sammenheng og den ansattes deltakelse er godkjent av Selskapet. Eventuelle tilknyttede reise-, oppholds- eller andre utgifter for den ansatte deltakelse i arrangementer må i så fall betales av FDA AS. Det motsatte gjelder der FDA AS inviterer eksterne personer til arrangementer.

Følgende atferd vil alltid være uakseptabel, som; gaver til offentlige tjenestemenn, gaver i forhold til en (an)budprosess, pengegaver, upassende underholdning (f.eks. seksuelt innhold eller gambling) og alle former for korrupsjon og bestikkelser.

Unntak vil kun være akseptabelt med forhåndsgodkjenning fra daglig leder eller i en situasjon der det vil bli sett på som et klart lovbrudd å nekte. I så fall må gaven eller hendelsen rapporteres til daglig leder umiddelbart etterpå.

Alle gaver og underholdning til interne ansatte i selskapet skal ha en begrenset verdi i tråd med personalhåndbok og lover/regelverk. For både ekstern og intern underholdning skal alkoholforbruket være begrenset til normalt forbruk inkludert i et måltid. Overdreven bruk av alkohol er ikke akseptabelt.

Veldedige donasjoner

Selskapet gir kun veldedige donasjoner som utføres på en åpen og transparent måte, uten rom for tvil om legitimitet, hensikt, eller motiv for de involverte partene. De ansatte må sikre, gjennom due diligence, at veldedige bidrag ikke brukes som en erstatning for, og ikke utgjør, bestikkelse. Ingen donasjoner eller sponsing må tilbys eller gis uten forhåndsgodkjenning fra daglig leder.

Politiske bidrag

Politiske bidrag er definert som økonomisk eller annen støtte gitt til politiske partier og politisk kampanjeinnsats. Det er ikke selskapets policy å gi politiske bidrag.

Ansatte kan imidlertid utøve sine private rettigheter til å delta i demokratiske politiske aktiviteter, forutsatt at dette er uten henvisning til eller forbindelse med deres forhold til selskapet.

Bekjempelse av bestikkelser og korrupsjon

Alle former for korrupsjon eller bestikkelser er strengt forbudt. Dette inkluderer alle typer urettmessige utbetalinger for å påvirke en ansatt som utfører sine oppgaver, og/eller hvor en ansatt oppnår personlige fordeler, for eksempel tilbakebetalinger fra leverandører. Som illustrasjon vil følgende scenario utgjøre en handling av bestikkelser:

• Tilby en potensiell leverandør billetter til en større sportsbegivenhet, men bare hvis de godtar å tilby en betydelig rabatt på selskapets kontrakter/forretningsaktiviteter.
• En leverandør tilbyr arbeidserfaring til en relasjon eller bekjent i deres bedrift på betingelsen om at den ansatte bruker sin innflytelse for å sikre ny eller fortsatt forretning med leverandøren.
• Ordne med en tilleggsbetaling til en utenlandsk tjenestemann for å fremskynde en administrativ prosess, for eksempel innhenting av tillatelser eller for utførelse av deklarasjon.

Det er ikke akseptabelt for noen ansatt (eller noen som er engasjert på deres vegne) å:

• Gi, love å gi eller tilby en betaling, gave eller annen fordel i påvente av en forretningsfordel som mottas, eller å belønne en forretningsfordel som allerede er gitt.
• Gi, love å gi eller tilby en betaling, gave eller annen fordel til en tjenestemann, agent eller representant for å «tilrettelegge» eller fremskynde en rutinemessig prosedyre.
• Godta betaling fra en tredjepart som den ansatte vet eller mistenker tilbys med forventning om at det vil oppnå en forretningsmessig fordel for dem.
• Be om eller godta en gave, drikkepenger, gjestfrihet eller annen kompensasjon eller rabatt fra en tredjepart som søker å gjøre forretninger med selskapet eller en part som driver forretninger med. Selskapet dersom den ansatte vet eller har mistanke om at det tilbys eller er forutsatt en forventning om at en forretningsfordel vil bli gitt av selskapet i retur.
• Betale eventuell hemmelig provisjon eller annen kompensasjon, i enhver form, til enhver part som Selskapet driver forretninger med, eller søker å gjøre forretninger med.
• True eller gjengjelde personer som har nektet å handle i strid med disse etiske retningslinjene eller som har reist bekymringer i henhold til disse etiske retningslinjene.
• Bidra, bruke eller utbetale midler fra Selskapet eller bruke Selskapets eiendeler, enten direkte eller indirekte, i forbindelse med enhver politisk sak, inkludert valg, primærvalg og utvelgelse av kandidater til politiske verv.
• Engasjere seg i enhver aktivitet som kan føre til, eller trekke en slutning om, et brudd på Selskapets Code of Conduct

Selskapet krever og oppmuntrer til åpenhet i alle transaksjoner foretatt når det utføres forretninger på vegne av selskapet. Alle virksomhetens transaksjoner må dokumenteres med fakturaer eller annen egnet dokumentasjon mellom partene for å sikre full åpenhet med hensyn til hvem som har autorisert og hvem den endelige mottakeren av enhver betaling gjort på vegne av Selskapet er.

Det skal ikke inngås avtaler med mellommenn/agenter på en måte som evt. tolkes som korrupsjon eller tilrettelegging for korrupsjon.

Interessekonflikt

Alle ansatte må handle i selskapets beste interesse i alle forretningsforbindelser og ikke gi noen forretningspartnere, enten de er selskaper eller enkeltpersoner, noen utilbørlig fordel. Dette inkluderer å fremme relasjoner som kan gi opphav til en faktisk eller oppfattet interessekonflikt.

Alle ansatte har forbud mot å ha deltidsjobber, styremedlemskap, konsulentoppgaver eller andre økonomiske interesser som under enhver omstendighet kan ha negativt innvirkning på selskapets virksomhet. Dette vil inkludere å jobbe med eller gi tjenester til enhver enhet som samarbeider med en representant for selskapet.

Videre har alle ansatte forbud mot å eie noen investering i form av aksjer eller andre verdipapirer av betydelige beløp hos en konkurrent, kunde eller leverandør til FDA AS. Et betydelig beløp er i dette tilfellet definert som et økonomisk nivå eller investering som kan påvirke en persons dømmekraft.

Ansatte, eller noen av deres nærstående, skal ikke motta lån fra noen av Selskapets forretningspartnere. Dette ekskluderer vanlige lån gitt til enkeltpersoner på markedsrenter fra banker eller finansinstitusjoner.

Det er Selskapets policy å ikke etablere noen form for leieavtale mellom Selskapet og en ansatt, for eksempel avtaler med leieinnkvartering, biler eller annet.

Ethvert forhold eller økonomisk interesse som kan komme i konflikt med disse etiske retningslinjene må registreres av administrasjonen, og må godkjennes av daglig leder.

Konfidensialitet

Alle ansatte er underlagt taushetsplikt og skal ta alle nødvendige skritt for å hindre at uvedkommende får tilgang til opplysninger som ikke er rapportert offentlig eller klassifisert som konfidensiell. Ansatte må nøye vurdere hva som eventuelt er interne saker og opplysninger som kan diskuteres med uvedkommende.

Ingen informasjon innhentet ulovlig eller utilsiktet fra forretningspartnere skal være distribuert eller brukt av selskapet. Distribusjon eller bruk av slik informasjon kan utgjør et brudd på konkurranse-, sivil- eller straffelover.

Taushetsplikten gjelder fortsatt etter opphør av arbeidskontrakten og forholdet mellom den ansatte og Selskapet. Det eneste unntaket er når lov krever utlevering av intern eller konfidensiell informasjon.

Bruk av mellomledd

Før det inngås kontrakt med et mellomliggende selskap, for eksempel agenter eller konsulenter, skal Arbeidstaker sørge for at mellombedriften er et formelt registrert selskap med organisasjonsnummer og substans.

Selskapets nulltoleranse tilnærming til bestikkelser og korrupsjon skal kommuniseres til alle leverandører, entreprenører og forretningspartnere i begynnelsen av ethvert forretningsforhold og etter behov. Avtaler med mellomliggende selskaper skal være en skriftlig kontrakt basert på den interne gjeldende anskaffelsesprosedyren. Det understrekes at alle kontrakter med mellommenn skal inneholde en kontraktsklausul som sier at enhver korrupsjon handling eller uetisk oppførsel er forbudt mens den er engasjert av eller på vegne av selskapet.

Personlige kjøp fra FDA AS sine leverandører

Alle personlige kjøp av varer og tjenester utført av ansatte fra Selskapets leverandører må være erklært skriftlig til daglig leder sammen med en kopi av fakturaen og oversikt over hvordan betaling gjøres. Kjøp skal faktureres direkte til den ansatte og betaling skal skje direkte fra den ansatte til leverandøren.

Ansatte skal ikke dra direkte nytte av eventuelle rabatter gitt til selskapet hvis dette ikke er avtalt med daglig leder.

Åndsverk

All utvikling av nye ideer, teknologi og/eller produkter utført av ansatte som arbeider for selskapet er en del av selskapets immaterielle egenskaper. Disse åndsverk er selskapets eiendom. Eierskapet til Selskapets åndsverk må respekteres, så vel som eiendomsrettighetene til andre.

Regnskapsføring

Selskapet er pålagt å føre økonomiske poster som beviser forretningsgrunnen for å utføre betalinger til tredjeparter. Alle midler, eiendeler og utbetalinger til Selskapet må registreres på riktig måte ved hjelp av passende metodikk. Alle utgifter og krav knyttet til representasjon, gaver eller utgifter til tredjeparter må være sendt inn i samsvar med Selskapets retningslinjer/prosedyrer og Personalhåndbok. Det skal spesifikt registreres årsaken til utgiftene.

Alle regnskaper, fakturaer, notater og andre dokumenter og registreringer knyttet til forretninger med tredjeparter, som kunder, leverandører og forretningskontakter, bør være forberedt og vedlikeholdes med streng nøyaktighet og fullstendighet. Det kan ikke føres regnskap «off-book» for å støtte eller skjule uriktige betalinger. Ingen hemmelige eller uregistrerte midler av bedriftens eiendeler kan etableres eller vedlikeholdes, og det kan ikke foretas falske oppføringer.

Ansatte må melde fra til daglig leder og føre en skriftlig oversikt over alt av gaver eller andre fordeler som er akseptert eller tilbudt. Enhver form for gaver eller representasjon gitt til eksterne samarbeidspartnere må støttes av fakturaer eller kvitteringer.

Samsvar og internkontroll

Som en del av internrevisjons prosessene i FDA AS vil nødvendige midler være avsatt for å overvåke at etiske retningslinjer blir fulgt fullt ut av alle ansatte som jobber for og på vegne av selskapet. Det er et obligatorisk krav for alle leverandører å godta og overholde retningslinjene før de blir akseptert av FDA AS som leverandør.

Hvordan søke veiledning og sende bekymringsmelding?

Vennligst se varslingsprosedyren (gjelder ansatte) eller Selskapets nettsted www.fda.no for veiledning om hvordan en bekymring kan tas opp.

Brudd

Brudd på disse etiske retningslinjene og FDA AS sine retningslinjer og prosedyrer vil alltid tas på alvor og kan føre til disiplinære tiltak, inkludert oppsigelse av ansettelse eller kontrakt. I tillegg kan brudd på loven utsette den ansatte og/eller FDA AS for betydelige bøter, fengselsstraffer og/eller sivile skader.

Kontinuerlig forbedring

Innholdet i disse etiske retningslinjene skal gjennomgås med jevne mellomrom for å kunne sikre at standarden som er angitt her, forblir passende og samsvarer med gjeldende Lover og forskrifter.

INTERNE REFERANSER

Personalhåndbok med arbeidsreglement  
Prosedyre leverandørevaluering  
Prosedyre for oppfyllelse av plikter etter åpenhetsloven  
Prosedyre for risikovurdering 
Prosedyre varsling, klager og konflikthåndtering

EKSTERN REFERANSE

Åpenhetsloven 

DEFINISJONER

Code of Conduct: Atferdskodeks – et sett med regler som skisserer normer, regler og ansvar eller riktig praksis

Bestikkelser; Tilby, gi, godkjenne, be om, akseptere eller motta en økonomisk eller annen fordel for å oppmuntre til upassende ytelse eller å misbruke en persons stilling.

Korrupsjon; Misbruk av betrodd makt for personlig vinning.

Etikk; Et moralsk prinsipp eller sett med moralske verdier holdt av et individ eller en gruppe.

Menneskerettigheter; Rettighetene og friheten som alle mennesker har krav på.

Tredjeparts ekstern forretningspartner som jobber på vegne av FDA AS; Individ eller organisasjon arbeiderne kommer i kontakt med. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, faktiske og potensielle kunder, leverandører, distributører, forretningskontakter, agenter, rådgivere og halvoffentlige og offentlige organer, inkludert deres rådgivere, representanter og tjenestemenn, politikere og politiske partier samt deres vikarer eller datterselskaper etter behov.

Arbeidere: Ansatte, tredjeparts entreprenører, konsulenter, byrå avtaler og eventuelle substitutter eller datterselskaper.